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Was Geschäftskunden zur E-Rechnungspflicht im Handwerk ab 2025 wissen müssen

Dieser Hinweis richtet sich an unsere gewerblichen Kunden. Die neue E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Unternehmen, die Leistungen von Handwerksbetrieben beziehen. Privatkunden sind davon nicht betroffen.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Vorgaben zur digitalen Rechnungsstellung im geschäftlichen Bereich. Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) müssen künftig in einem strukturierten Format ausgestellt und empfangen werden können.

Was ist eine E-Rechnung und warum ist sie jetzt Pflicht?

Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, die direkt von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden können. Gültige Formate sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Diese entsprechen der europäischen Norm EN 16931.

Ein PDF, ein Scan oder eine Bilddatei gelten nicht als E-Rechnung und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Ziel der Umstellung ist es, Prozesse zu vereinfachen, Medienbrüche zu vermeiden und die digitale Buchführung effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

Wie setzen wir die Vorgaben als Handwerksbetrieb um?

Ab 2025 erstellen wir unsere Rechnungen an Geschäftskunden standardmäßig im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate enthalten alle erforderlichen steuerlichen Angaben in strukturierter Form und können automatisch von modernen Buchhaltungslösungen eingelesen werden.

Viele Handwerksbetriebe verwenden dafür bereits branchenspezifische Software, die die gesetzeskonforme Erstellung und den Versand strukturierter E-Rechnungen unterstützt.

Was bedeutet das für Sie als Geschäftskunde?

• Sie erhalten unsere Rechnungen digital, im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1
• Sie müssen in der Lage sein, diese Formate zu empfangen und zu verarbeiten
• Auf Wunsch senden wir Ihnen bis Ende 2026 weiterhin PDF- oder Papierrechnungen
• Ab 2028 stellen wir ausschließlich strukturierte E-Rechnungen aus
• Die Zustimmung zur E-Rechnung ist nicht erforderlich, sie ist gesetzlich vorgeschrieben

Ihre Vorteile:

• Automatische Übernahme in Ihre Buchhaltung
• Wegfall manueller Dateneingabe
• Schnellere Bearbeitung
• Weniger Fehler
• Kein Papierarchiv notwendig

Was sollten Sie jetzt tun?

Damit Sie unsere Rechnungen auch künftig ohne Unterbrechung verarbeiten können:

• Nennen Sie uns eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang, z. B. rechnung@ihrefirma.de
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann
• Fragen Sie bei Unsicherheiten Ihre Steuerkanzlei oder Ihren Softwareanbieter
• Klären Sie intern, wie die Archivierung der Rechnungen erfolgt

Was gilt für die Aufbewahrung von E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen müssen gemäß den GoBD:

• zehn Jahre lang aufbewahrt werden
• im Originalformat (z. B. XML) gespeichert werden
• unverändert und revisionssicher archiviert werden

In vielen Fällen übernimmt Ihre Buchhaltungssoftware diese Archivierung automatisch.

FAQ – Häufige Fragen unserer Geschäftskunden

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Wie erkenne ich, ob meine Software dafür geeignet ist?
Fragen Sie Ihren Steuerberater oder Softwareanbieter, ob XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unterstützt wird.

Was passiert, wenn mein Unternehmen keine E-Rechnungen empfangen kann?
Ab 2028 dürfen wir keine PDFs oder Papierrechnungen mehr ausstellen. Eine fehlende Umstellung kann zu Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung führen.

Kann ich bis 2026 weiterhin Papierrechnungen bekommen?
Ja. Auf Wunsch stellen wir Ihnen bis Ende 2026 weiterhin PDF- oder Papierrechnungen aus. Ab 2028 nur noch im strukturierten Format.

 

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https://www.kfw.de/inlandsfoerderung/Privatpersonen/Bestandsimmobilie/F%C3%B6rderprodukte/Altersgerecht-Umbauen-Investitionszuschuss-(455)/

 

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